Retail Management Software: Licenza vs SaaS

Un Software di Retail Management copre le aree di Front e Back Store (Punto cassa e Gestione magazzino, statistiche ed altro) nei Punti di Vendita (PdV) indipendenti o parte di una catena e si può integrare con programmi di contabilità, ERP, eCommerce, CRM, BI … Per utilizzarlo si può acquistare una Licenza d’uso oppure, da alcuni anni, pagare un canone per un SaaS (da Software as a Service o, tradotto, Software come Servizio), come si trattasse di un canone telefonico. Le principali differenze sono sintetizzabili come segue.

Una Licenza Software è un investimento che dà diritto ad utilizzare software di terzi per un periodo illimitato, sebbene la proprietà rimanga del produttore e sia limitata ad un massimo di utenti / postazioni / negozi. A questa somma iniziale si aggiungono i costi annuali di assistenza e manutenzione del software, come pure quelli per gli aggiornamenti principali.

Nel SaaS viene invece fornito un servizio a canone, proporzionale all’effettivo numero di utenti / postazioni / negozi, che comprende Licenza d’uso del Software, aggiornamento continuo, assistenza e costi di erogazione (sia di personale che relativi ai server).

L’investimento iniziale viene assorbito interamente dal produttore e il Retailer deve gestire solo i suoi PC, Tablet e SmartPhone, ma anche questi potrebbero essere inclusi in un canone esteso.

Viene spontaneo confrontare il costo iniziale della licenza con il canone periodico e trovare il punto di pareggio, ma ciò è inesatto e incompleto in quanto confronta il costo di un prodotto con quello di un servizio, come se si paragonasse il costo delle materie prime al conto del ristorante, oppure si paragonasse il costo del vino acquistato a ettolitri e conservato a propria cura in serbatoi, con quello di bottiglie acquistate secondo le necessità del momento, per quantità e tipo.

Vediamo di chiarire meglio la differenza. L’acquisto di una licenza software è infatti solo il primo di una serie di costi tra cui si possono citare:

• Costo per l’acquisto e gestione dell’Hardware (HW), che invece con un SaaS non è necessario in quanto compreso nel canone. Per un negozio indipendente il vantaggio può essere semplicemente l’acquisto di HW meno potente e di livello consumer (es. Tablet come Punto Cassa), mentre una catena evita uno o più server al centro e altrettanto per ogni Punto di Vendita di grande superficie, per gestire la barriera casse.
• Costi di personale per l’installazione e la gestione nel tempo di HW e SW da parte di tecnici specializzati. Con un SaaS, queste operazioni, come pure la sostituzione di un PC o di un Server guasto, possono essere eseguite da un tecnico generico o addirittura dal personale del negozio in quanto la complessità viene tolta dai PdV e spostata sul Cloud. Non occorre più preoccuparsi nemmeno delle copie di sicurezza dei dati.
• Costi di energia e del capitale. Anche se inferiori rispetto agli altri, non sono affatto trascurabili. Ad esempio, il costo per alimentare un solo server è di centinaia di euro all’anno e poter spegnere i PC di notte in negozio perché non devono scambiare dati con il centro, ha vantaggi anche di sicurezza. Inoltre in condizioni di alta concorrenza è preferibile utilizzare il capitale, solitamente scarso e costoso, per differenziare la propria attività, piuttosto che per fare in proprio lavori che altri possono eseguire meglio e a minor costo.

Un’analisi quantitativa precisa dipende dalla particolare Licenza e dal SaaS che vengono messi a confronto e inoltre dal numero di postazioni e di negozi, ma l’andamento non dovrebbe discostarsi molto da quello evidenziato nel diagramma precedente.

Si potrebbe obiettare che la situazione di vantaggio del SaaS cambierebbe se i produttori di software tradizionale rinunciassero alle loro rendite di posizione. Ciò è da escludere in base a fondamenti economici e tecnologici che in questa sede non svilupperemo. In sintesi è convinzione ormai acquisita che il software sta passando con il Cloud dall’era artigianale a quella industriale in cui il rapporto prezzo / qualità subisce un salto superabile solo con il prossimo cambio di paradigma, di cui, per ora, non ci sono segnali.

Accanto al confronto quantitativo, va considerata anche un’analisi di natura Qualitativa e Strategica in cui la scelta di un SaaS mostra vantaggi ancora più importanti.

• Qualità del Servizio (detta anche SLA da Service Level Agreement). Un software progettato espressamente per il Cloud (detto anche nativo in contrapposizione a quelli tradizionali e semplicemente ospitati in un datacenter, pubblico o privato che sia) gestisce anche milioni di utenti, con un livello di servizio necessariamente molto alto per il costo che avrebbe anche una breve interruzione. Le moderne piattaforme Cloud (dette anche PaaS, da Platform as a Service) facilitano il raggiungimento di livelli di SLA superiori al 99,99%, a condizione che il software applicativo sia riprogettato da zero. Inoltre, anche nella remota probabilità di guasti esterni, SaaS nativi Cloud come aKite assicurano le operazioni di vendita senza alcuna interruzione.
• Scalabilità e Costi variabili e prefissati. Le catene nascono piccole e crescono. Alcune diventano grandi o addirittura enormi. Con un software tradizionale si presenta sempre il dilemma tra software semplice ed economico per piccolissime catene e software completo, complesso e costoso per le medie e grandi. Partire con un investimento limitato, significa ripartire da zero quando la catena raggiungerà una certa dimensione. Viceversa un SaaS nativo Cloud non richiede alcun investimento iniziale e i costi sono sempre proporzionali alle dimensioni.
• Sicurezza e riservatezza dei dati. Le moderne piattaforme Cloud possono investire moltissimo su questi fronti e possiedono una competenza tecnica ai massimi livelli. Per questo sono molto più sicure di server ospitati in casa o presso il produttore del software.
• Evoluzione continua. Nei SaaS nativi Cloud l’adattamento alle diverse esigenze attraverso veloci configurazioni, invece che lunghe e costose modifiche del software (customizzazioni), consente la condivisione dello stesso codice da parte di aziende diverse, facilitando enormemente l’evoluzione continua del servizio.
• Apertura. La nuova generazione di software progettato espressamente per il Cloud è caratterizzato da API (Application Programming Interfaces) standard che consentono la facile integrazione con altri Servizi, da chiunque siano erogati e su qualunque tecnologia siano basati. I dati esposti ai propri partner e clienti, saranno presto un importante motivo di scelta di un’azienda rispetto ai concorrenti.
• Agilità. E’ l’ultimo elemento di questa lista sintetica, ma il più importante. Caratteristica peculiare della nuova informatica innescata dal Cloud è la facilità di integrazione fra servizi erogati da fornitori diversi, come se il sistema informativo di un’azienda fosse costituito da blocchetti Lego. In questo nuovo paradigma diventa possibile cambiare il blocchetto che realizza una certa funzionalità, come ad esempio l’eCommerce o un’App per i propri clienti, con uno che offre maggiori prestazioni probabilmente ad un canone maggiore, oppure uno più ridotto ma più adeguato alle nuove esigenze e ad un costo inferiore, senza intervenire sul resto della costruzione. Le aziende sono simili agli essere viventi: non sopravvive la più grande, né la più intelligente, ma la più adattabile alle mutevoli condizioni del mercato.